Comment organiser une soirée d'entreprise idéale ?

Les soirées d'entreprise sont une excellente occasion de réunir vos collaborateurs, clients ou partenaires. Organisées à divers titres, elles sont un véritable levier pour atteindre vos objectifs. Il peut s’agir d’un lancement de produit, d’une inauguration, d’un anniversaire d’entreprise… Cependant, se lancer dans l’organisation d’une soirée événementielle représente une importante logistique et nécessite de choisir les prestataires adaptés. Nous vous indiquons ici les étapes à suivre pour organiser une soirée d’entreprise idéale.

Quel lieu de réception pour une soirée d’entreprise ?

Après avoir déterminé le motif de votre événement d’entreprise, ses objectifs, votre budget et le nombre d’invités, la planification de votre soirée pourra débuter. Le point de départ de votre organisation événementielle est sans aucun doute le choix du lieu de votre réception. Location de salle, domaine viticole, château, plage privée, etc. : de nombreuses possibilités s’offrent à vous. Afin de sélectionner ce qui correspond le mieux à l’identité de votre soirée, certains éléments sont à prendre en compte.

Quelle capacité privilégier ?

Il est essentiel de vous orienter vers une salle de réception avec une capacité légèrement supérieure au nombre d'invités attendus, afin que chacun puisse être confortablement installé et qu’un espace supplémentaire soit disponible si vous prévoyez des animations.

Par ailleurs, préférez la location d’une salle facile d’accès, avec un parking ou bien desservie par les transports en commun, pour réunir le maximum de participants à votre évènement d’entreprise. Pour les personnes handicapées, sélectionnez un lieu qui respecte les normes d’accessibilité PMR.

Source photo : Protocole Agency - Casa Delauze, Marseille, Bouches-du-Rhône

Quelle atmosphère choisir ?

En ce qui concerne l’ambiance, optez pour un espace à l’image de votre soirée. Si vous souhaitez organiser une soirée de gala, privilégiez un lieu plutôt cérémonieux et feutré. En revanche, pour une soirée de fin d’année ou une soirée dansante, dirigez-vous vers des espaces moins formels et un cadre décontracté. Intéressez-vous également aux services proposés : traiteur imposé ou non, possibilité de prévoir une animation musicale, organisation possible d’une activité de team-building, en veillant bien sûr à ce que le tout entre dans votre budget.

Source photo : Casin’House, Antibes, Alpes-Maritimes - Animation Casino

Quel type de restauration pour une soirée d’entreprise ?

Planifier la restauration de votre projet de soirée événementielle peut se révéler être un défi. Il est alors primordial de définir vos objectifs en amont ! Vous devez d’abord prendre en considération les différents régimes et restrictions alimentaires de chacun : sans gluten, végétarien, allergies aux fruits à coque, etc.

Faites ensuite le choix d’un traiteur qui comprendra vos attentes et saura vous proposer la formule idéale pour une soirée réussie. Un buffet ou un cocktail dinatoire sont suggérés pour une soirée décontractée, tandis qu’un dîner assis se prêtera davantage à une manifestation raffinée et formelle. Pour plus d’originalité, vous pouvez également faire appel aux services d’un foodtruck. Retrouvez par exemple Johnny’s Foodtruck dans l’annuaire des prestataires événementiels de Book Event, et privatisez son foodtruck de smash burgers et street food lors de vos soirées d’entreprise en région Auvergne-Rhône-Alpes.

Bien entendu, comme pour chacun des autres postes de dépenses, la restauration doit respecter une enveloppe budgétaire. Cela vous permettra un tri évident dans les différentes options qui vous seront proposées.

Pour quelle ambiance musicale opter ?

La musique occupe un rôle important dans le succès de vos évènements d’entreprise. Elle peut instaurer un climat de détente ou, au contraire, d’amusement. Elle pourra être forte ou plutôt douce. En bref, c’est elle qui déterminera la tournure de votre événement. Par exemple, pour une soirée à thème sur les années folles, vous pouvez choisir un groupe de musique spécialisé dans le jazz. Pour une soirée dansante, ce sera plutôt un DJ en variété française et musiques internationales.

Trouvez le juste milieu sur la question du niveau sonore et faites-vous accompagner par des professionnels pour que vos convives puissent aussi bien échanger que s’amuser. Les animations musicales participent fortement aux souvenirs que ce moment festif laissera dans les mémoires.

Source photo : Garçons Chics, Nice, Alpes-Maritimes - Groupe de musiciens

Que choisir comme animations originales ?

Dans le cadre d’un séminaire d’entreprise, l’animation de soirée est un vecteur de cohésion. Team-building ou incentive, l’objectif est de se faire plaisir. Parce qu’il n’est pas toujours inné de mettre sa créativité au service de votre fête d’entreprise, voici quelques idées d’animations inspirantes :

• Une animation photo pour immortaliser votre événement professionnel : renseignez-vous sur la mise à disposition d’une borne photo et d’accessoires amusants. Succès garanti pour des clichés originaux et des souvenirs mémorables !
• Un magicien pour émerveiller vos invités : rien de mieux pour divertir votre public en lui faisant vivre un instant hors du temps.
• Un escape game en intérieur : développez la cohésion de vos équipes et fédérez les différents profils grâce à cette activité de challenge.
• Un quizz musical pour ambiancer les tables lors de vos séminaires : une bonne sonorisation, des sons dont la réputation n’est plus à faire et des questions sur les titres joués. Voilà le mélange parfait pour un blind-test réussi !

Source photo : Magic Ritchie, Var - Magie en close-up

Notre dernier conseil ?

Organiser un tel événement nécessite du temps et beaucoup d’investissement. Si vous souhaitez économiser de précieuses heures et avoir l’assurance d’une soirée d’entreprise inoubliable, vous pouvez faire appel à l’aide d’une agence événementielle. Vous pourrez ainsi compter sur son expertise pour trouver rapidement les meilleurs prestataires : groupes de musiques, location de matériel, service de traiteur. Les séminaires d’entreprises n’ont plus de secrets pour ce type de professionnel de l’événementiel. Confiez-lui votre évènement professionnel les yeux fermés.