Comment organiser son événement de A à Z ?

Qu’il s’agisse d'organiser une fête privée entre amis ou en famille, la gestion de votre réception demande une planification rigoureuse. Il en sera de même pour une journée professionnelle destinée à réunir vos collaborateurs ou vos clients dans un cadre plus formel. Book Event vous propose ses conseils pour organiser votre événement de A à Z.

Pour quelle occasion organiser un événement ?

Nombreuses sont les occasions d’organiser un événement. Dans le cadre privé, cela peut être pour un mariage, un anniversaire, un baptême, mais aussi un enterrement de vie de jeune fille ou de garçon, et bien d’autres dates importantes. Petit ou grand comité, c’est à vous de choisir ce qui vous ressemble.

Dans le cadre professionnel, vous avez la possibilité d’organiser un séminaire, un incentive, un team-building, une soirée de gala, etc. Vous ferez ainsi vivre une expérience inoubliable à vos clients ou collaborateurs.

Définir un budget pour votre événement

Le budget à allouer est le point de départ pour définir le cadre de votre événement. Votre première mission, pour déterminer le coût maximum que vous êtes prêt à engager, sera de lister les postes de dépenses relatifs à votre projet. Intégrez-y les dépenses liées à l’intervention de vos prestataires, à vos frais de déplacement et aux imprévus de dernière minute. N’hésitez pas à formuler plusieurs demandes de devis pour chaque type de professionnel requis.

Choisir vos invités et le lieu de votre événement

Pour organiser un événement à votre image, le choix du lieu est primordial. Il doit répondre à vos besoins et exigences. Pour cela, vous devez vous interroger sur l’occupation d’un lieu indoor ou outdoor. Inévitablement, votre liste d’invités sera décisive dans la sélection de votre espace de réception.

Vous êtes une grande structure et vous devez fêter l’anniversaire de votre entreprise ? Privilégiez un espace extérieur qui pourra vous accueillir en grand nombre. À l’inverse, si vous songez à l’organisation de votre enterrement de votre vie de jeune fille ou de garçon, préférez un petit comité.

Décomplexez vos convives en outdoor

Touché depuis plus de deux ans par la pandémie mondiale de la covid-19, le secteur de l’événementiel a su se renouveler en popularisant les manifestations en extérieur. Dans une prairie, sous une tente de réception, au bord de la mer… les idées de lieux outdoor ne cessent de fleurir. Profitez de cette occasion pour offrir une expérience surprenante et atypique à vos convives.

Nul doute qu’il s’agit d’un pari gagnant pour créer un événement plus participatif et mettre à l’aise vos intervenants. À la différence d’un événement en intérieur, vous pourrez savourer les belles journées printanières ou les chaudes soirées d’été dans une ambiance détendue et conviviale.

En fonction de la météo, vous devrez cependant réfléchir à une solution de repli en cas de mauvais temps. D’un point de vue technique, assurez-vous de la facilité d’accès au lieu pour vos prestataires et renseignez-vous sur les réglementations urbaines.

Profitez du confort de l’indoor

Lorsque vous privatisez un espace en intérieur, vous bénéficiez souvent du confort du mobilier. En effet, tables, chaises, paperboard et rétroprojecteur sont généralement mis à disposition pendant la prestation. Par ailleurs, le indoor permet d’utiliser des capacités électriques importantes qui répondront assurément aux besoins de vos prestataires.

Bénéficiez de cet environnement plus formel pour accueillir des séminaires, des réunions ou encore des conférences de presse. Contrairement à l’outdoor, vous pourrez planifier votre événement à n’importe quelle période de l’année et vous enlever le stress de la météo !

À quelle période de l’année organiser votre événement ?

Les événements professionnels et les événements privés ne répondent pas aux mêmes objectifs et ne s’organisent donc pas aux mêmes périodes.

Organiser un événement dans la sphère privée

Organiser un mariage, un anniversaire ou un enterrement de vie de jeune fille ou de garçon, par exemple, n’est pas toujours tâche facile. En effet, votre mission première est de réussir à réunir tous vos proches lors d’un même créneau. L’été est la saison la plus largement choisie pour vos événements parce que c’est une période propice à la prise de congés. De ce fait, vous pourrez compter plus facilement sur la présence de votre famille ou de vos amis.

Si certains de vos invités vivent loin de votre lieu de réception, ce sera l’occasion également pour eux de passer quelques jours de vacances bien mérités !

Les week-ends sont privilégiés car considérés comme jours de repos pour un grand nombre. Cependant, sachez qu’en réalisant vos festivités en semaine, vous pourrez bénéficier de tarifs souvent réduits.

Réaliser un événement professionnel de A à Z

À l’inverse de l’événement privé, vous devrez prendre en compte les impératifs de votre société et veiller à ne pas désorganiser le calendrier de celle-ci. Si vous souhaitez consolider vos équipes, motiver vos salariés ou remercier vos clients, prenez soin de trouver une date où vous pourrez réunir le maximum de participants. Pour cela, nous vous conseillons d’éviter les week-ends et périodes de vacances scolaires, souvent privilégiés pour les moments en famille.

Vos besoins en prestataires pour organiser un événement

Maintenant que vous avez déterminé la feuille de route de votre événement, vous allez pouvoir plébisciter les prestataires qui vous accompagneront. Rappelez-vous que les traiteurs, animateurs et musiciens sont des professionnels très sollicités. C’est pourquoi vous devrez rapidement vous mettre à leur recherche.

Une manifestation réussie requiert des prestataires expérimentés et le tri peut parfois être compliqué. Book Event vous propose son annuaire composé de spécialistes qualifiés de l’événementiel. Nous vous aidons ainsi dans la recherche de votre traiteur, DJ, décorateur, photographe, etc.

Quelle organisation en amont ?

Nous y voilà ! Vos prestataires sont choisis, c’est le moment d’établir un programme pour le jour J. Avec leur aide, vous allez désormais pouvoir articuler les temps forts de votre événement et organiser avec eux des rendez-vous de préparation.

Prévoyez impérativement un plan B ! Malheureusement, les imprévus de dernière minute existent et peuvent ruiner la réussite de votre événement si vous ne les avez pas anticipés.

Enfin, en amont, vous devrez lancer les invitations et suivre les confirmations. La dernière étape avant ce grand moment sera la communication dédiée à votre événement. Choisissez les supports adaptés en fonction de qui vous souhaitez cibler.

Quelle organisation le jour J ?

Pour le jour J, deux solutions s’offrent à vous :

• Vous êtes autonome et serez donc l’interface avec tous vos prestataires et vos convives.
• Vous déléguez la coordination de votre événement à un professionnel dédié. Quoi qu’il en soit, tout le travail réalisé en amont vous permettra de suivre une feuille de route précise et de vous installer sans embûche.

C’est à vous de jouer !

Vous l’aurez compris : aucun événement ne se ressemble ! C’est à vous de choisir quel ADN vous lui donnerez. La clé du succès pour l’organiser de A à Z est de bien en structurer chaque étape et de choisir des prestataires qualifiés. N’attendez plus pour vous lancer et prenez plaisir à organiser !