Pourquoi et comment assurer le succès d'un événement hors saison ?

L'univers événementiel évolue au gré de vos besoins. Il est marqué par des tendances changeantes et des exigences croissantes. Ainsi, l'émergence de l’événement hors saison séduit de plus en plus les organisateurs, tant dans le domaine privé que professionnel. En quête d’un événement original ou tout simplement pour profiter de bons plans, de plus en plus d’organisateurs se tournent vers des événements en dehors des périodes traditionnelles. Dans cet article, nous vous dévoilons les avantages d’une date non conventionnelle pour organiser votre manifestation. Nous vous donnons également quelques conseils pour des événements réussis en saison basse !

Votre événement hors saison à des tarifs compétitifs

L'un des avantages des événements hors saison est sans nul doute les prix ultra-compétitifs qui sont proposés aux organisateurs. En effet, organiser une manifestation pendant les périodes les moins sollicitées de l'année va vous permettre une importante réduction des coûts événementiels. Les prestataires, souvent moins demandés à ce moment-là, sont généralement plus enclins à accorder des tarifs avantageux ou remisés.

Cette façon de faire est le fondement du YIELD management, où les prix fluctuent en fonction de la demande. Les fournisseurs de services sont prêts à ajuster leurs tarifs pour attirer de la clientèle. C’est notamment le cas pour la location de lieux pour des événements hors saison.

Les économies réalisées de cette manière peuvent être réinvesties dans d'autres aspects de l'événement. Les organisateurs peuvent alors étudier des options plus élaborées en matière d’animation lors d’un séminaire, ou de décoration et de menus pour un mariage ou un anniversaire. Cela offre une marge de manœuvre précieuse pour personnaliser votre événement hors saison et le rendre inoubliable. À l’inverse des événements saisonniers, cela se révèle ainsi être une fenêtre d'opportunité stratégique pour ceux qui cherchent absolument à optimiser leur budget.

De meilleures disponibilités pour les événements hors saison

La planification d’un événement hors saison offre également la possibilité de répondre aux contraintes de temps et d'agenda des participants. En dehors des périodes de pointe, il est alors plus facile de concilier les emplois du temps des collaborateurs, des intervenants et des participants. Les membres de l'équipe sont souvent moins sollicités professionnellement à ces moments, et donc plus disponibles pour une participation active, ce qui renforcera alors l'efficacité de l'événement.

Par ailleurs, lors de l’organisation d'événements, la disponibilité des prestataires constitue un atout majeur. Ces derniers sont généralement plus flexibles dans leur gestion de planning en hors saison. Que ce soit pour la réservation d'un lieu de réception, la mise en place d'un service de traiteur spécialisé ou l'engagement d'artistes et d'animateurs, la basse saison permet de bénéficier d'une palette plus étendue de choix.

De plus, la planification d'événements régionaux pendant les périodes hors saison minimise le risque de chevauchement avec d'autres manifestations majeures. Les séminaires et événements d'entreprise ont habituellement tendance à coïncider avec des événements régionaux, créant des conflits d'agenda. En optant pour des dates hors saison, vous réduirez significativement ces risques.

Les types d’événements pour lesquels choisir le hors saison

Organiser un événement privé ou un événement d'entreprise hors saison offre la possibilité de créer des expériences uniques dans des lieux uniques. Et si vous vous demandez ce qui peut être ainsi organisé, voici quelques idées d’événements en saison basse qui peuvent vous inspirer :

• Le mariage hors saison : il bénéficie d'une atmosphère plus intime grâce à des paysages naturels sublimés par les couleurs de la saison. Concrètement, c’est l’un des points forts des mariages hors saison en PACA, par exemple. Les thèmes et décors saisonniers pour les mariages se ressemblent souvent tous. Vous avez ici la chance de pouvoir vous démarquer.
• Pour les professionnels : les idées d’événements d'entreprise hors saison ne manquent pas non plus. Les séminaires d'entreprise en mars, en octobre ou en novembre, par exemple, sont l’occasion idéale d'intégrer des activités de team-building plus élaborées. Les équipes peuvent profiter d'un environnement moins stressant, propice à la créativité et à l'apprentissage. Vous trouverez de nombreux lieux disponibles pour des team-building en basse saison.

• Pour les clubs de sport (basketball, gymnastique et tant d’autres) : les événements sportifs en saison basse permettent de réunir plus de licenciés. Attention malgré tout puisqu’il faut souvent prévoir une salle pour la promotion des événements sportifs en hiver, par exemple.
• Pour les collectivités territoriales : la planification d’événements culturels hors saison vous offre la possibilité de réunir un public plus large car plus disponible. Par ailleurs, la réduction des coûts des événements culturels hors saison est un élément non négligeable que vous devez prendre en compte. En ce sens, en tant que collectivité, vous pourrez plus facilement vous engager dans une collaboration avec des partenaires locaux pour des festivals hors saison, si c’est ce type de manifestation que vous souhaitez organiser.

Vous l’aurez compris : l’avantage premier est de concevoir des activités sur mesure, adaptées aux besoins spécifiques de chaque type d'événement. Faites-vous plaisir et choisissez des thèmes d’événements hors saison à votre image.

Ce que vous devez savoir

Malgré leurs nombreux avantages, les événements personnalisés en période creuse peuvent parfois se montrer plus risqués. C’est notamment le cas si vous souhaitez profiter d’un environnement extérieur et que le soleil n’est pas au rendez-vous le Jour J. La gestion des conditions météo est malheureusement imprévisible et peut représenter un défi pour maintenir la réussite de votre manifestation.

Évidemment, certains événements saisonniers, tels que les activités nautiques, ne sont, quant à eux, pas disponibles en période creuse. Si votre événement repose sur des éléments spécifiques à une saison particulière, la basse saison peut limiter le champ des possibles.

Cependant, les avantages d’événements corporatifs hors saison restent nombreux. En jonglant entre les besoins, les envies et les contraintes énoncées précédemment, vous pouvez créer des expériences originales en profitant d’avantages financiers et logistiques. Et il ne vous restera plus qu’à faire une sélection de dates pour vos événements hors saison !