Quels prestataires pour un événement réussi ?

S’il existe une multitude d’événements à organiser, la réussite de chacun d’eux repose sur le choix de vos prestataires. Plusieurs paramètres sont à prendre en compte pour sélectionner ceux qui vous accompagneront le jour J. Que ce soit dans le cadre professionnel (journée d’étude, séminaire, incentive, team-building…) ou privé (mariage, enterrement de vie de jeune fille ou de garçon, anniversaire…), vous entourer de spécialistes reconnus peut être un vrai challenge.

Avant de vous diriger vers les experts qui vous correspondent et pour éviter toute déconvenue, vous devez déterminer le caractère de votre événement. Plutôt une réception grandiose avec de nombreux invités ou une ambiance intimiste et conviviale pour consolider vos équipes ou vous retrouver en famille ?

La recherche de vos prestataires peut ensuite commencer. Afin de vous guider dans cette démarche, nous vous avons préparé une liste des postes essentiels à prévoir pour l’organisation de votre événement.

Le lieu, point de départ d’un événement réussi

Vous vous demandez certainement par où entamer vos recherches. Choisir en premier votre lieu de réception vous permettra d’imaginer le contenu de votre événement. Ainsi, vous trouverez les intervenants en adéquation avec le programme que vous aurez défini. D’ordinaire, la salle de réception est le principal poste de dépenses dans votre organisation événementielle. C’est pourquoi il est important de fixer en amont votre budget.

Vous avez déjà probablement une idée de l’endroit rêvé pour réussir votre événement. Pourquoi ne pas opter pour un château, un domaine viticole, un hôtel ou, plus original encore, un bateau ? Assurez-vous de la capacité pour accueillir tous vos convives et vérifiez les équipements mis à disposition (cuisine, arrivée d’eau, réfrigérateur, etc.), en particulier si vous faites appel à un traiteur.

D’autre part, nous vous rappelons que tous les lieux n’ont pas forcément d’accès PMR. Il est donc impératif de vérifier cela avec le propriétaire des lieux si certains de vos participants se trouvent en situation de handicap.

Autre point essentiel à prendre en compte : la situation géographique. Avez-vous plutôt envie d’un événement en ville, au bord de la mer ou préférez-vous la campagne ? Quoi qu’il en soit, il est essentiel de se renseigner sur les gares ou aéroports les plus proches si vos invités ne sont pas véhiculés pour se rendre jusqu’au lieu de votre événement.

Si vous êtes un professionnel, il est important d’avoir défini au préalable, dans un cahier des charges, les objectifs de votre événement. Souhaitez-vous informer et développer l’esprit d’équipe de vos collaborateurs ? Fidéliser vos clients ou accroître votre notoriété ? Répondre à ces questions vous aidera dans le choix de votre lieu événementiel et dans l’aménagement que vous allez lui apporter.

Source photo : Best Events, Draguignan, Var - Animation dessert & Découpe de fruits

À la recherche du traiteur qui fera vibrer vos papilles

Au nombre des prestataires à sélectionner pour un événement réussi, il est fortement conseillé de faire appel au savoir-faire d’un traiteur professionnel. Déléguer cette tâche considérable vous permettra de satisfaire les goûts et les éventuels régimes alimentaires de tous vos invités sans stress !

Petit déjeuner, brunch, déjeuner, dîner, pause café… Le traiteur saura répondre à l’intégralité de vos demandes, que vous soyez en petit ou grand comité.

Nous vous conseillons, avant de débuter vos recherches, de déterminer le type de cuisine souhaitée. Le choix est large : cuisine traditionnelle, cuisine du monde, kasher, etc. Par ailleurs, sachez que la plupart des prestataires traiteurs proposent également des formules avec boissons comprises.

Pour votre réception, différentes solutions s’offrent à vous. Faites honneur à la tradition avec un dîner assis pour réunir vos invités ou optez pour l’esprit convivial du buffet ou du cocktail dînatoire.

N’oubliez pas que la provenance des produits est un gage de qualité. Un service professionnel assuré par un traiteur qui travaille avec des produits locaux saura certainement vous proposer de délicieux menus de saison. Pour vous faire une idée plus précise, n’hésitez pas à déguster et à demander des références.

Un décor musical à votre image pour la réussite de votre événement

Un prestataire musical sera toujours le bienvenu quelle que soit la nature de votre événement. La musique est un art qui fédère et resserre les liens. Que vous choisissiez un musicien solo, un groupe de musique ou bien un DJ, votre objectif est de créer une ambiance à votre image. Que celle-ci soit calme et détendue ou plus rock and roll et festive, elle marquera les esprits en rythmant votre événement comme il se doit.

Vous devez sentir que l’artiste choisi saura faire preuve de l'originalité et de la créativité que vous recherchez. Faites-lui part de vos goûts (jazz, rock, soul, etc.), quitte à lui indiquer les musiciens ou les titres de chanson que vous avez l’habitude d’écouter. Soyez à l’aise avec lui pour instaurer le meilleur climat de confiance possible.

L’animation et la décoration, arts d’un événement réussi

La clé d’un événement réussi est la qualité de l’animation mise en place. Pour que ce moment soit magique et inoubliable, il existe des professionnels au savoir-faire averti. Idéalement, l’ambiance ne doit jamais redescendre et il ne doit pas y avoir de « temps creux » susceptibles de disperser vos convives.

Choisissez une animation musicale, culinaire, un maître de cérémonie si c’est un mariage ou bien un performer pour des événements festifs. Pour les entreprises, nous vous suggérons de faire intervenir des professionnels du team-building et de l’incentive si vous avez le souhait de développer la cohésion de vos équipes. Ce type d’activités sera alors animé par des spécialistes.

Quant à l’atmosphère de votre événement, osez transporter vos invités dans un univers unique grâce à un prestataire décorateur. Construisez avec lui une véritable scénographie et donnez vie à votre manifestation. Votre décoration doit être unique et immersive. Véritable architecte de votre événement, le décorateur va mettre en valeur et habiller votre lieu de réception. Pensez enfin à travailler avec les volumes, les couleurs, les effets de lumière, les objets...

Ce que vous devez retenir pour un événement réussi

Le choix de prestataires pour un événement réussi n’est jamais évident. L’enjeu est important et vous ne devez pas avoir peur de vous montrer exigeant. Le succès de votre événement repose en grande partie sur les professionnels que vous aurez sélectionnés. Soyez donc le plus clair possible lorsque vous évoquez vos besoins et vos impératifs. Portez une attention particulière aux délais de réponse et à l’exhaustivité des renseignements obtenus. Pensez à toujours comparer plusieurs devis.

Pour vous aider dans votre recherche de prestataires : rendez-vous sur notre annuaire de prestataires Book Event afin de découvrir les meilleurs professionnels de votre région.